Prima pagină D:News

Colegii îţi scad productivitatea: o întrerupere de doar 2 secunde îţi poate dubla şansa de a face erori

Redactia Descopera.ro | 09.14.2013 | ● Vizualizări: 154
Colegii îţi scad productivitatea: o întrerupere de doar 2 secunde îţi poate dubla şansa de a face erori     (Foto:Shutterstock.com) + zoom
Galerie foto (1)

Tendinţa din ultimii ani privind spaţiile de birouri este de a adopta un design care să faciliteze interacţiunea dintre angajaţi. Pereţii birourilor de tip „cubicle” au o înălţime mică, iar dacă există birouri separate, uşile lor sunt, în general, din sticlă. Deşi, iniţial s-a crezut că spaţiile de birouri amenajate în acest fel vor fi benefice, acum specialiştii avertizează că, în realitate, ele au un dezavantaj major: duc la întreruperi care scad productivitatea angajaţilor.

Cea mai des întâlnită întrerupere vine din partea colegilor şi nu de la emailuri sau mesaje instant. Întreruperile „faţă în faţă” produc cu o treime mai multe întreruperi decât emailurile sau telefoanele pe care angajaţii le pot ignora cu uşurinţă atunci când sunt prinşi într-o sarcină importantă, subliniază un studiu din 2011. 

O altă cercetare publicată la începutul acestui an face o legătură între întreruperile frecvente şi o rată mai mare de extenuare, boli induse de stres şi dublarea ratei de eroare. 

Angajaţii din birouri tip cubicle sunt întrerupţi cu 29% mai des decât cei care au birouri separate, a indicat o cercetarea realizată de oamenii de ştiinţă de la Universitatea din California, Irvine. În cadrul unei companii de telecomunicaţii, traficul dintre birourile de tip cubicle atingea punctul maxim între orele 2:30 şi 4, când angajaţii ascultau muzică, mergeau de la un birou la altul sau vorbeau peste birouri, indică un raport publicat în Organization Studies



Astfel de modele de comportament pot fi costisitoare. Angajaţii care experimentează întreruperi frecvente au raportat o rată de extenuare cu 9 procente mai mari comparativ cu restul indivizilor. De asemenea, în rândul lor s-a înregistrat şi o rată oboselii cu 12% mai mare, cauzată de volumul mare de muncă, potrivit unui studiu realizat pe un eşantion de 252 lucrători şi publicat recent în International Journal of Stress Management. De asemenea, întreruperile au declanşat şi o creştere de patru procente a bolilor fizice precum migrenele sau durerile de spate. 

Mai mult, rata erorilor a crescut şi ea foarte mult ca urmare a întreruperilor produse de colegi. Cei 300 de indivizi care au luat parte la un studiu recent au fost rugaţi să realizeze o serie de sarcini la computer, cum ar fi încadrarea unei litere la începutul sau sfârşitul alfabetului. Chiar şi după o întrerupere scurtă de aproximativ 2,8 secunde, când participanţilor li s-a cerut să tasteze 2 litere, subiecţii au făcut de două ori mai multe erori, indică cercetarea publicată în Journal of Experimental Psychology: General.

„Două secunde este un timp suficient de lung pentru a-i face pe oameni să se deconcentreze”, indică autorul studiului, Erik Altmann profesor de psihologie la  Michigan State University.

Şi de parcă lucrurile nu păreau destul de grave, o altă cercetare  realizată pe un eşantion de 800 de indivizi indică faptul că unui individ care a fost întrerupt în timpul unei sarcini are nevoie, în medie, 25 de minute pentru a putea reveni la treabă. Mai mult, după ce individul revine la sarcina sa, el mai mare nevoie de alte 15 minute pentru a-şi redobândi concentrarea. 

Deşi, un alt studiu realizat de dr. Altmann a scos la iveală faptul că atunci când oamenii lucrează în condiţii de laborator controlate aceştia sunt capabili să revină asupra sarcinilor complexe în doar 15 secunde, puţini sunt aceia care reuşesc să revină asupra unui proiect dificil după o întrerupere. Majoritatea angajaţilor aleg ca mai întâi să mai rezolve alte 2-3 sarcini mai întâi şi apoi să revină la munca de dinainte de întrerupere. „E nevoie de multă muncă pentru a reveni la sarcina iniţială”, a explicat Altmann. 

În unele profesii, întreruperea concentrării poate rezulta în consecinţe serioase. Există, de exemplu, asistente medicale care atunci când pregătesc medicamentele pentru pacienţi poartă eşarfe sau veste viu colorate pentru a-i atenţiona pe colegi că nu vor să fie deranjate. De asemenea, în unele spitale personalul medical beneficiază de o zonă „nu mă deranja”, aproape de dispensar. 

Şi pentru cei care lucrează în spaţii de tip cubicle s-au inventat sau improvizat soluţii. Una dintre aceste soluţii este o bandă galben-neon pe care care scrie „Nu mă deranja” şi care poate bloca intrarea în birou. Alţi indivizi ascultă muzică la căşti, sau poartă brăţări pentru a le indica celor din jur că nu vor să fie deranjaţi. 

 În plus, specialiştii spun că indivizii îşi pot recăpăta mai repede concentrarea şi pot reduce rata erorilor dacă le cer celor care îi întrerup să le lase răgaz să îşi noteze ceea ce urmau să rezolve, unde rămăseseră sau ce voiau să facă în pasul următor. Specialista Laura Stack, susţine că semnele vizuale care ne amintesc ceea ce făceam înainte de a fi întrerupţi reduc timpul necesar pentru reconcentrare cu 80 de procente. De asemenea, ea îi sfătuieşte pe angajaţi să se întrerupă unii pe alţii doar atunci când este vorba de ceva foarte urgent. În rest, ea susţine că cea mai bună metodă este trimiterea unui mesaj prin care solicităm o întâlnire, 

Tot în categoria strategiilor salvatoare se numără şi aceea în care le spunem persoanelor care ne întrerup că discutăm peste câteva minute la ei în birou nu la noi. Astfel, nu numai că ne putem termina treaba, dar vom deţine controlul asupra lungimii de timp pe care o vom petrece discutând cu persoana care ne-a întrerupt

Sursa: WSJ

ASCULTĂ CE GÂNDEȘTI